Die Transformation der Böhme-Zeitung: Remote First und der papierlose Ansatz als Erfolgsmodell

Die Böhme-Zeitung, ein traditionsreicher Zeitungsverlag, hat in den letzten Jahren eine bemerkenswerte Transformation durchlaufen. Im Zuge des Wandels hin zu einer „Remote First“-Strategie hat sich das Unternehmen vollständig von seinem stationären Bürogebäude getrennt und seine gesamte Arbeitsweise auf ein digitales, papierloses Modell umgestellt. Dieser Schritt steht sinnbildlich für den strukturellen Wandel, den viele Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung vollziehen müssen – mit dem Ziel, flexibel, effizient und ressourcenschonend zu agieren.

Was bedeutet „Remote First“?

„Remote First“ ist ein Arbeitsmodell, bei dem Unternehmen darauf abzielen, Mitarbeiter ortsunabhängig zu beschäftigen und die gesamte betriebliche Infrastruktur auf diese Flexibilität ausrichten. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Mitarbeiter jederzeit und von überall aus arbeiten können, solange sie Zugang zu den notwendigen digitalen Werkzeugen haben. Für die Böhme-Zeitung bedeutete dies, dass der physische Bürostandort komplett aufgegeben und die gesamte Arbeitsorganisation auf eine digitale Grundlage gestellt wurde.

Der Startpunkt: Komplett papierlos

Obwohl die Böhme-Zeitung als Zeitungsverlag weiterhin ein physisches Printprodukt herstellt, hat sie es geschafft, ihre internen Prozesse vollständig zu digitalisieren. Das bedeutet, dass kein einziges Stück Papier mehr für die Verwaltung, Kommunikation oder Abläufe im Verlag notwendig ist – ein bemerkenswerter Schritt, der vor allem durch den Umzug aus dem traditionellen Bürogebäude ausgelöst wurde. Drucker, Kopierer, Ordner und andere klassische Büroausstattungen wurden vollständig abgeschafft, ebenso wie der Bedarf an Büromaterial im Verlagsbudget.

Herausforderungen und Lösungen

Dieser radikale Schritt war jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die größte davon war der Umgang mit physischer Post und dem Versand von Dokumenten. Die Böhme-Zeitung hat dies durch intelligente Digitalisierungslösungen gemeistert. Post, die weiterhin auf herkömmlichem Weg zugestellt wird, wird an einen externen Dienstleister weitergeleitet, der die Briefe digitalisiert und mit Texterkennungssoftware verarbeitet. Diese digitalen Dokumente werden dann automatisch in das zentrale Kollaborationssystem des Unternehmens, auf ein Monday.com-Board, eingespeist. Dort sorgen künstliche Intelligenz und Workflows für eine automatische Zusammenfassung und Aufgabenverteilung.

Ein weiteres Problem war der Versand von Rechnungen und Geschäftsdokumenten. Früher wurden diese umständlich gedruckt, kuvertiert und verschickt. Heute werden sie direkt als PDF über einen E-Post-Dienst verarbeitet, was den manuellen Aufwand auf nahezu Null reduziert hat. Diese papierlose Lösung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern trägt auch erheblich zur Effizienzsteigerung im Verlagsbetrieb bei. Für einen einfachen Brief entstehen Kosten von gerade mal 0,62 € von der Bereitsellung über Produktion bis zur Zustellung!

Die Vorteile der digitalen Transformation

Der Wechsel zu einem papierlosen, Remote-First-Modell hat der Böhme-Zeitung zahlreiche Vorteile gebracht. Zum einen wurden Ressourcen wie Druckerwartungsverträge, Toner, Papier und Büromaterialien komplett eliminiert. Zum anderen bietet die neue Arbeitsweise den Mitarbeitern die Flexibilität, von jedem beliebigen Ort aus arbeiten zu können, solange sie ihren Laptop dabei haben. Diese Freiheit erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern fördert auch eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Aufgaben.

Zudem löst die Digitalisierung eines der größten Probleme des traditionellen Büroalltags: Papierdokumente können nur an einem Ort gleichzeitig existieren. Durch die Umstellung auf digitale Dokumente ist dieser Engpass überwunden – jedes Dokument ist jederzeit für die berechtigten Mitarbeiter zugänglich, und das unabhängig von deren Aufenthaltsort.

Fazit: Eine Erfolgsgeschichte der Digitalisierung

Die Transformation der Böhme-Zeitung hin zu einem Remote-First-Unternehmen, das vollständig papierlos arbeitet, ist ein Paradebeispiel dafür, wie traditionelle Unternehmen die Chancen der Digitalisierung nutzen können, um flexibler, effizienter und ressourcenschonender zu werden. Trotz der paradoxen Situation, als Printverlag ohne Papier zu arbeiten, hat sich dieser Schritt als Erfolgsmodell erwiesen, das nicht nur die Kosten senkt, sondern auch die Arbeitskultur nachhaltig verändert hat.